Swoplo – digitale Belegverwaltung mit KI Unterstützung.

Belege erfassen und digitalisieren macht nicht unbedingt immer Spaß. Und wenn es zu eintönig wird, dann passieren Fehler. Nicht so mit Swoplo: Unsere KI-gestützte Belegerfassung unterstützt Sie beim Einpflegen Ihrer Dokumente.

Sie können ganz bequem alle Arten von Dokumenten hochladen. Dabei ist das Dateiformat fast schon Nebensache. In Swoplo können JPG-Dateien, PDFs, Office-Dokumente etc. erfasst und mittels der KI analysiert werden. Und wenn Sie Ihre Belege bereits zentral auf einem Firmenserver oder in der Cloud liegen haben, kann Swoplo mit unseren Schnittstellen auf diese Datenbestände zugreifen und ganz einfach in die Lademittelverwaltung einbinden.

Auch das Erfassen gedruckter Belege ist kein Problem. Mittels Scanner oder sogar via Smartphone-Kamera können Sie Dokumente schnell und problemlos digitalisieren. Das ist besonders dann nützlich, wenn Ihre Fahrer von unterwegs Belege und Scheine gleich abfotografieren und einfach in Swoplo hochladen können.

Die Analyse samt Auslesen aller enthaltenen Informationen, wie z. B. Beteiligte, Auftraggeber, Auftragsnummern sowie die Zuordnung im Kontext erfolgt dann mittels unserer Künstlichen Intelligenz im Hintergrund. Dabei kann Swoplo sogar Dokumente unterscheiden. Die KI erkennt beispielsweise, ob es sich um einen Lademittelschein oder eine Rechnung handelt und weist das Dokument dem entsprechenden Auftrag zu. Natürlich können Sie auch manuell eingreifen, falls mal etwas nicht stimmen sollte oder ein Dokument schlecht lesbar ist.

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• Lademittelnachweis durch KI gestützte Dokumentenerkennung
  Informationen aus Ihren Dokumenten werden erkannt und entsprechend im System durchsuchbar und verarbeitbar gemacht.
• Erkennung des Dokumententyps
  Die Swoplo KI erkennt, um welche Art von Dokument es sich handelt (z.B. Lademittelschein oder Frachtpapier, bzw. „CMR“).
• Aussteller und Vorgänge werden erkannt und zugeordnet
  Personen- und Auftragsdaten werden im Dokument analysiert. So können Belege automatisch den korrekten Adressdatensätzen und Vorgängen zugeordnet werden.
• Bilder werden mit Hilfe von Texterkennung (OCR) analysiert
  Swoplo wandelt hochgeladene Bilder per OCR um. Texte innerhalb der Dokumente können so durchsucht und ausgelesen werden.
• Zuordnung der Lademittelscheine zum korrekten Vorgang
  Auf einem Lademittelschein erkennt Swoplo auch den Lademitteltyp und die Menge der ein- bzw. ausgeladenen Menge. Damit sind die Daten schnell und korrekt im System und bereits richtig zugeordnet und das auch bei tausenden Aufträgen und Querverweisen.

Die Vorteile unserer Künstlichen Intelligenz für Ihre Abläufe auf einen Blick

• Zeitintensive Belegerfassung wird durch die KI deutlich beschleunigt
• Selbst unterwegs können z.B. LKW-Fahrer Belege mit der Kamera ihres Smartphones erfassen und zur Weiterverarbeitung mittels KI hochladen
• Auch komplexe Dokumente wie Lademittelscheine und die darin enthaltenen Informationen werden korrekt erkannt
• Anhand der analysierten Daten sind die Dokumente im System durchsuchbar
• Swoplo ordnet die erfassten Belege den Aufträgen und Vorgängen zu

Sparen Sie Zeit und Geld bei der Belegerfassung und minimieren Sie die bisherigen Fehlerquellen. Schaffen Sie so einen zentralen Dokumentenbestand, der durchsuchbar und logisch mit den Datensätzen Ihrer Lademittelverwaltung verknüpft ist!

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