Palettenkonten in Excel führen vs. swoplo Online-Lademittelverwaltung

 

Palettenkonten in Microsoft Excel-Tabellen zu führen, ist einfach. Viele kostenlose Vorlagen hierfür vereinfachen die Buchungen und die Erstellung von Kontoauszügen und Belegen. Dazu kommt, dass MS-Excel auf fast jedem Firmen-PC installiert ist und keine zusätzlichen Kosten für Software entstehen. Aber ist die Verwaltung von Lademittelkonten in Excel auch die günstigste Gesamtlösung?
Nur die Kosten für die Software zu vergleichen, ist zu wenig, denn dabei werden die Hauptkostentreiber für den Betrieb und die Administration von Paletten-Pools nicht mit berücksichtigt:

 

– Aufwand für Administration

– Schwund / Kosten für Wiederbeschaffung

– Transportkosten für Rückführung von Lademitteln

– Kosten für Tauschdifferenzen

– Kosten für Qualitätsdifferenzen

 

Die wahren Gesamtkosten für den Bereich Paletten-/Lademittelmanagement kennen dabei nur die wenigsten Firmen.

Excel: Aufwand beim Buchen von Palettenbewegungen

• Jede Buchung muss einzeln erfasst werden
• Pro Buchung müssen immer 2 Konten einzeln gebucht werden
• Gibt es mehrere Teilnehmer eines Buchungssatzes (z.B. Versender, Spediteur, Frachtführer, Empfänger), so muss jedes Konto einzeln bebucht werden
• Korrekturen können nicht richtig nachverfolgt werden
• Vorgangsreferenznummern können nur gesucht und manuell zugeordnet werden
• Dokumente und Belege müssen manuell den Vorgängen/Buchungen zugeordnet werden

Online: Aufwand beim Buchen von Palettenbewegungen

• Buchungen können aus den Vorsystemen importiert werden
• Jede Buchung muss nur einmal mit ihren Teilnehmern erfasst werden (Alle entsprechenden Konten werden dann automatisch bebucht)
• Auch Bebuchen von Touren möglich
• Komplette Buchungshistorien über Änderungen oder Korrekturen
• Hinterlegung und automatisches Matching von Referenznummern, Vorgangsnummern, Tournummern, usw.
• Möglichkeit, alle relevanten Dokumente digital in den swoplo Systemen hochzuladen und automatisch den relevanten Vorgängen zuzuordnen

Excel: Transparenz

• Keine Transparenz über Bestände und Bewegungen im Gesamtpool
• Keine Übersicht über alle Kontokorrekturen, Verluste, Abschreibungen zu eigenen Lasten usw.
• Nie reale Übersicht über Konten und Bestände, da Transporte, Lademittelbuchungen und Kontoabstimmung oft mit starken Zeitversatz stattfinden
• Keine Übersicht innerhalb von eigenen Netzwerken, Konzernen oder Dienstleistern
• Nur sehr wenig Transparenz über Abstimmungsprozesse und Prozessparameter (Bearbeitungsdauer, Prozent unabgestimmte Konten, etc.)

Online: Transparenz

• Komplette Übersicht in Echtzeit über alle Bestände und Bewegungen
• Übersichten und Auswertungen über Verluste, Abschreibungen und Korrekturen auf Knopfdruck
• Übersichten über alle vitalen Prozessparameter wie z.B. Abstimmungsquote der Konten, Anzahl der Buchungen, Bearbeitungsdauer, etc.
• Volle Transparenz über Bestände und Bewegungen auch in selber definierten Netzwerken oder Konzernen
• Genaue Verfolgung von Einzelprozessen möglich

Excel: Buchhaltung, Revisionsicherheit, Compliance

• Jeder der Zugang auf die Excel-Datei hat, darf auch bilanzrelevante Buchungen und Veränderungen vornehmen
• Buchungen führen nicht automatisch zu einer Gegenbuchung (Verletzung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung!)
• Oft keine Gegenbuchungen bei Korrekturen, manuellen Kontoausgleichen, Abschreibungen
• Kein Bezug zwischen den Buchungen in der Palettenverwaltung und Buchungen in der Buchhaltung

Online: Buchhaltung, Revisionssicherheit, Compliance

• Rechtevergabe für alle buchhalterisch relevanten Vorgänge
• Durchgängige Buchungslogik, bei der jede Buchung immer zwangsweise zu einer Gegenbuchung auf dem relevanten Konto führt. Und das automatisch!
• Volle Transparenz und Auswertbarkeit von Korrekturen, Abschreibungen, usw.
• Revisionssicherheit: Rückverfolgbarkeit von allen Buchungen (inkl. Zeitpunkt, ausführenden beteiligten Personen, usw.)

Excel Optimierungsmöglichkeiten

• Kaum Optimierungsmöglichkeiten, da Buchungen oft zu stark zeitversetzt mit den relevanten Vorgängen getätigt werden
• Wenig Möglichkeiten zur Einkaufoptimierung

Online: Optimierungsmöglichkeiten

• Möglichkeiten, tote Lademittelkonten zu Geld zu machen
• Automatische Vorschläge zur Transportoptimierung

Interesse bekommen? Sie werden überrascht sein, wie einfach der Schritt von Excel-Palettenkontoführung hin zur swoplo Online-Lademittelverwaltung ist!